La riforma del Codice del Terzo Settore, introdotta dalla Legge 104/2024, ha apportato significative modifiche alla disciplina delle assemblee per le associazioni, rendendo possibile lo svolgimento in modalità telematica. Questa innovazione risponde all’esigenza di modernizzare le pratiche associative e di garantire una maggiore inclusione e partecipazione dei soci, indipendentemente dalla loro posizione geografica.
Il quadro normativo delle assemblee online
La Legge 104/2024 ha modificato il comma 4 dell’articolo 24 del Codice del Terzo Settore (CTS), introducendo semplificazioni significative. In particolare, ora è consentito agli associati di partecipare alle assemblee mediante mezzi di telecomunicazione e di esprimere il voto per via elettronica, salvo che l’atto costitutivo o lo statuto non lo vietino espressamente.
La norma specifica che:
Identificazione dei partecipanti: deve essere possibile verificare l’identità degli associati che partecipano e votano, nel rispetto dei princìpi di buona fede e di parità di trattamento.
Voto per corrispondenza: lo statuto o l’atto costitutivo possono prevedere l’espressione del voto per corrispondenza, garantendo riservatezza e trasparenza.
Convocazione: gli enti devono definire chiaramente nel regolamento interno le modalità di convocazione e gestione delle assemblee telematiche.
Vantaggi delle assemblee online
L’adozione delle assemblee online offre numerosi vantaggi per le associazioni del Terzo Settore, tra cui:
Maggiore partecipazione: soci che risiedono in diverse aree geografiche possono partecipare senza la necessità di spostarsi.
Risparmio di costi e tempo: si riducono le spese legate agli spostamenti e all’organizzazione logistica degli incontri in presenza.
Sostenibilità ambientale: meno spostamenti significano un minor impatto ambientale, in linea con i principi di responsabilità sociale.
Flessibilità: le piattaforme digitali consentono di adattare gli incontri alle esigenze dei soci, rendendo più semplice la pianificazione.
Convocazione delle assemblee online
Il ricorso alle assemblee telematiche è possibile, salvo esplicito divieto nello statuto o nell’atto costitutivo. La convocazione deve essere diretta ai soci attraverso mezzi idonei come:
Trasmissione tramite PEC;
Invio di una mail;
Lettera raccomandata.
e dovrà specificare le modalità telematiche di partecipazione.
Modalità di partecipazione e voto
Voto per via elettronica: deve essere garantita la possibilità di esprimere il voto in maniera tracciabile e sicura.
Voto per corrispondenza: si utilizza una scheda che garantisca la riservatezza del voto fino allo scrutinio e contenga informazioni quali il nome del votante, le proposte di deliberazione, l’espressione del voto, la data e la sottoscrizione. Il voto dovrà essere espresso separatamente per ciascuna delle proposte di deliberazione. La scheda dovrà pervenire all’associazione entro il giorno precedente l’assemblea.
Gestione dei problemi tecnici: se il malfunzionamento del collegamento online si verifica sin dall’inizio, l’assemblea non potrà considerarsi validamente costituita e sarà necessaria una nuova convocazione, a meno che il problema tecnico non venga risolto entro un tempo ragionevole. Se, invece, il malfunzionamento sopraggiunge a lavori già iniziati, il presidente potrà sospendere la riunione. Qualora il collegamento venga ripristinato rapidamente, i lavori potranno proseguire. In caso di interruzione prolungata e irrisolvibile, l’assemblea potrà essere sciolta e riconvocata, convalidando le decisioni già adottate, oppure rinviata a una data successiva per la prosecuzione.
Buone pratiche per organizzare assemblee online
Per garantire il successo di un’assemblea online, le associazioni devono adottare alcune buone pratiche:
Scegliere la piattaforma giusta: strumenti come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet possono soddisfare le esigenze di tracciabilità e sicurezza richieste dalla normativa.
Predisporre un regolamento interno: definire regole chiare su convocazione, partecipazione e gestione tecnica delle assemblee online.
Formare i soci: offrire supporto e istruzioni per l’utilizzo delle piattaforme digitali, garantendo che tutti possano partecipare senza difficoltà tecniche.
Assicurare il rispetto della privacy: proteggere i dati dei partecipanti è fondamentale per rispettare il GDPR e le normative sulla tutela della riservatezza.
Supporto alle associazioni nell'organizzazione di assemblee online
La transizione alle assemblee online può rappresentare una sfida per alcune associazioni, specialmente per quelle meno digitalizzate. Un servizio di supporto professionale da remoto può offrire:
Consulenza tecnica: aiutare nella scelta e nell’implementazione delle piattaforme digitali.
Redazione di regolamenti: supportare nella stesura o nell’aggiornamento dei regolamenti interni per includere le modalità telematiche.
Formazione continua: organizzare workshop e sessioni di formazione per soci e dirigenti.
Conclusione
Le assemblee online rappresentano un passo avanti importante per le associazioni del Terzo Settore, promuovendo inclusione, efficienza e sostenibilità. Con le giuste risorse e una pianificazione accurata, le associazioni possono sfruttare al meglio questa opportunità, modernizzando le proprie pratiche e rispondendo alle esigenze dei soci in modo flessibile ed efficace.
Se hai bisogno di supporto per organizzare e gestire assemblee online, contattami per una call conoscitiva. Sarò felice di offrirti il mio supporto!