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Chi è e cosa fa un’assistente virtuale

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Mani al pc

 

Chi è e cosa fa un’assistente virtuale?

Sono un’assistente virtuale.

Quando mi chiedono che lavoro faccio, cerco di spiegare che, lavorando da remoto, mi occupo di assistere professionisti e piccoli imprenditori nell’esercizio delle loro attività quotidiane che non richiedano il loro intervento personale. Attività che, quindi, possono essere delegate a una professionista esterna con l’obiettivo di recuperare tempo da dedicare ad altro (ad esempio, al business), ma anche con la finalità di risparmiare denaro rispetto all’assunzione di un dipendente.

Ma questa breve spiegazione spesso non basta a illustrare in cosa consiste concretamente la  mia attività. Sguardi interrogativi si alternano a una serie di domande e mi fanno intuire come questa professione sia, in realtà, ancora poco conosciuta.

Provo a fare un po’ di chiarezza con una conversazione-tipo avente ad oggetto il mio lavoro, cercando di spiegare chi è e cosa fa un’assistente virtuale.

 

Concretamente, cosa fa un’assistente virtuale?

L’attività di un’assistente virtuale può assumere mille sfaccettature diverse.

Può svolgere mansioni esecutive, come gestire la tua casella di posta elettronica, redarre documenti, gestire la tua agenda appuntamenti in base alle tue istruzioni ma anche assumere un ruolo gestionale, quindi gestire progetti, coordinare risorse ecc.

Tra questi due estremi ci sono le mille sfaccettature di cui dicevamo.

Così, puoi accordarti con la tua assistente virtuale che si occupi di gestire in piena autonomia alcuni task, mentre condividerete ogni singola decisione per altri aspetti. Puoi chiederle di impostare un certo tipo di lavoro e riservarti ogni decisione definitiva, oppure vorrai limitarti a verificare periodicamente come procede un determinato progetto.

Tutto dipende da come sei abituato a lavorare, dal tipo di attività delegata, dalla fiducia che si creerà.

Come vedi, il rapporto con un’assistente virtuale può non essere molto diverso dal rapporto che avresti con la segretaria seduta al tavolo accanto.

 

fiori caffè tastiera pcMa cosa distingue un’assistente virtuale da una segretaria?

Il rapporto di lavoro con un’assistente virtuale non è di tipo subordinato.

L’assistente virtuale non è una dipendente.

È una professionista esattamente come te e, esattamente come te, lavora per obiettivi. Sa che la soddisfazione del cliente è la sua prima forma di pubblicità. Questo vale sia nel caso abbia un ruolo esecutivo, dove cercherà di svolgere i compiti che gli/le hai affidato con la massima serietà e puntualità, sia nel caso abbia un ruolo gestionale, dove cercherà di non lasciare mai nulla al caso.

Esistono molte segretarie che lavorano con la propensione al risultato. Io stessa credo di aver sempre cercato di dare il meglio di me stessa durante le mie esperienze da dipendente, ma svolgere le stesse funzioni come professionista comporta un coinvolgimento maggiore che nasce dalla consapevolezza che, se qualcosa non va, lo stesso cliente potrebbe non concedere una seconda opportunità.

 

Perché dovrei scegliere un’assistente virtuale?

I motivi sono più di uno.

Innanzitutto, contrariamente a quanto potrebbe sembrare, un’assistente virtuale ti costa meno di un dipendente.

Un lavoratore subordinato ti costa circa il doppio della sua retribuzione netta. A questi costi devi aggiungere:

  • il costo della predisposizione di una postazione di lavoro (scrivania, PC, stampante, ecc.)
  • il costo delle utenze
  • il costo e il tempo della formazione (iniziale e di aggiornamento)
  • i costi relativi alla sicurezza negli ambienti di lavoro
  • la parcella del consulente del lavoro

Puoi facilmente monetizzare anche il tempo risparmiato. Delegando ad una professionista esterna le attività per le quali non è richiesto il tuo intervento, puoi recuperare molte ore da dedicare al tuo business e concentrarti sul focus della tua attività.

Un altro motivo risiede nella qualità del lavoro. Come già detto, un’assistente virtuale è orientata al risultato e sapendo che la tua soddisfazione è il primo obiettivo a cui deve ambire, si adopererà per darti la massima qualità.

 

Come faccio a controllare il lavoro svolto?

Delegare un’attività ad un’assistente virtuale non significa perdere il controllo sull’attività svolta, anzi stabilirete insieme i modi e i tempi delle verifiche periodiche.

Per quanto riguarda il tempo dedicato all’attività, ci sono due modi per impostare il rapporto di lavoro con un’assistente virtuale.

Puoi decidere di stabilire una tariffa oraria e ricompensare il suo lavoro in base alle ore effettivamnete svolte, oppure puoi decidere di stabilire un compenso in base agli obiettivi.

Ad esempio, se decidi di avvalerti di un’assistente virtuale per la gestione della tua pagina Facebook, puoi  chiederle di monitorare il tempo dedicato alla pubblicazione dei tuoi post con uno dei vari strumenti che il web mette a disposizione (es. Toggl).

Oppure, puoi svincolarti dalla tariffa oraria e stabilire un compenso forfetario per la pubblicazione di un certo numero post a settimana.

 

accessori assistente virtuale Come contrattare un’assistente virtuale?

Per un’assistente virtuale la presenza on line è fondamentale. La ricerca inizia quindi da Internet.

Il sito, la pagina Facebook, il profilo LinkedIN di un’assistente virtuale saranno sicuramente completati dai recapiti utili al primo contatto.

Attraverso alcune telefonate, scambi di email o videochiamate Skype avrete modo di conoscervi meglio, di definire il contesto in cui l’assistente virtuale si troverà a svolgere le proprie mansioni, gli obiettivi e le modalità di svolgimento del lavoro, i tempi delle verifiche.

Quando il quadro sarà chiaro, l’assistente virtuale ti proporrà un preventivo e se questo ti sembrerà appropriato potrete giungere alla conclusione del contratto.

Con questo articolo spero di aver fatto almeno un po’ di chiarezza, ma sei ti è rimasto qualche dubbio non esitare a contattarmi!

 


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