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Collaborare con un’assistente virtuale: 3 miti da sfatare

Assistente virtuale? Non sono sicuro…

La figura dell’assistente virtuale è ancora poco conosciuta in Italia. 

Anche se il lockdown ha in qualche misura contribuito a diffondere la cultura dello smart working, alcuni imprenditori nutrono ancora qualche dubbio sulle collaborazioni da remoto.

Per quanto riguarda le collaborazioni con le assistenti virtuali, le principali perplessità riguardano:

  • le tariffe delle assistenti virtuali;
  • la mancanza di controllo diretto sul loro operato;
  • la distanza: potrebbe essere una complicazione.

 

Le tariffe dell’assistenza virtuale.

L’assistente virtuale non è l’alternativa economica alla retribuzione del lavoratore dipendente.

L’assistente virtuale è un’imprenditrice e in quanto tale:

  • si assume il rischio d’impresa;
  • si procura autonomamente gli strumenti necessari per lo svolgimento della propria attività;
  • si fa carico dei costi della sua formazione;
  • sostiene i costi per la promozione dei suoi servizi.

Il risparmio dell’imprenditore che decide di avvalersi della collaborazione di un’assistente virtuale consiste nella flessibilità:

  • l’assistente virtuale è retribuita solo per le ore effettivamente lavorate;
  • può essere contattata anche solo per poche ore al mese;
  • può collaborare per singoli progetti o attività occasionali;
  • le ore stabilite posso essere fruite nel periodo di tempo stabilito dal contratto;
  • i contratti sono ‘cuciti su misura’ in base alle esigenze del committente.

L’assistente virtuale non si distingue dal lavoratore dipendente solo per la flessibilità, ma anche per la qualità dei suoi servizi.

Essendo un’imprenditrice è orientata al risultato e sa che la prima forma di pubblicità è la soddisfazione dei propri clienti. Per questo motivo cercherà sempre di offrirti un servizio di qualità e di essere apprezzata per la sua professionalità.

Per questi motivi è riduttivo sovrapporre la figura dell’assistente virtuale a quella del lavoratore dipendente.

Gli imprenditori ricorrono all’assistente virtuale quando il business sta crescendo ma è troppo presto per assumere una persona. Oppure desiderano essere affiancati da una persona autonoma perchè non c’è tempo da perdere nella formazione.

In altre parole, quando hanno bisogno di recuperare tempo.

La domanda che ti dovresti fare non è quindi “Quanto denaro risparmio rispetto ad un dipendente?”  ma

Quanto vale il mio tempo?
Quanto risparmio se pago un’assistente virtuale e recupero un’ora di tempo da investire nel mio business
?

 

Il controllo sull’andamento dei lavori.

Un altro aspetto che desta qualche perplessità nella collaborazione con un’assistente virtuale riguarda la mancanza di un controllo diretto sul suo operato.

In realtà, questo è un dubbio che non ha ragione di esistere perchè le assistenti virtuali condividono costantemente lo stato di avanzamento dei loro lavori.

Infatti, utilizziamo prevalentemente strumenti a cui puoi accedere in qualsiasi momento per verificare a che punto è un determinato lavoro e come sta andando.

Inoltre, possiamo fornire report giornalieri (o con la frequenza che meglio si addice alle tue esigenze) in cui ti illustriamo l’andamento delle lavorazioni.

Se stabiliamo che il compenso è determinato in base al numero delle ore lavorate, utilizziamo strumenti per tracciare il tempo e forniamo un report molto dettagliato di cosa è stato fatto e in che orari (uno su tutti Toggl).

 

La distanza complica le cose.

Oltre al timore perdere il controllo sull’attività svolta dall’assistente virtuale, ci sono alcuni aspetti pratici che frenano ancora gli imprenditori e riguardano soprattutto:

  • la comunicazione;
  • gli strumenti utilizzati.

Sì, è vero, le modalità della comunicazione cambiano, ma non complicano le cose.

Se sei abituato a comunicare al momento del bisogno (“Mi viene in mente questa cosa e te la chiedo”), lavorando da remoto non sarà sempre possibile avere una risposta immediata come quando ti rivolgi alla persona seduta alla scrivania accanto alla tua. In realtà, non avrai nemmeno bisogno di chiedere perchè tutto sarà stato organizzato in anticipo.

Nel lavoro da remoto l’organizzazione è fondamentale, ma non ci devi pensare tu, lo fa l’assistente virtuale per te.

Inoltre, un’assistente virtuale quando lavora è online praticamente H24. Vuoi non raggiungerla con una mail o un messaggio Whatsapp? 

Alcuni imprenditori temono che per collaborare con un’assistente virtuale sia necessario utilizzare (e/o acquistare) nuovi strumenti e non hanno voglia o tempo di approfondirne le funzionalità.

Anche qui mi sento di rassicurarti. Il compito principale di un’assistente virtuale è quello di semplificarti la vita professionale, non di complicarla. Sarà l’assistente virtuale ad adattarsi agli strumenti da te utilizzati, non il contrario.

E se la collaborazione è tutta da costruire, compresa la scelta degli strumenti da impiegare, si fa insieme!

Se non hai idea da dove cominciare o non hai tempo da perdere nell’organizzazione della collaborazione, l’assistente virtuale studia la soluzione migliore e te la propone tenendo conto delle tue specifiche esigenze.
Nel corso della prima call conoscitiva si parla della tua azienda, di quali servizi potrebbero portare un valore aggiunto alla tua attività, di quanto tempo puoi dedicare all’organizzazione della collaborazione e a seconda di ciò che emerge ti verrà proposta la soluzione che sembra più adatta alla tua specifica realtà. Questo, naturalmente, rimanendo sempre aperta alle tue osservazioni, dubbi e suggerimenti.

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