Che siano erogati con finalità di formazione aziendale o di marketing, i webinar di successo richiedono un’attenta pianificazione e organizzazione.
Dovrai considerare diversi aspetti:.
- Scelta dell’argomento
- Scaletta degli interventi
- La piattaforma
- Pagina di registrazione
- Briefing pre-evento
- Aspetti tecnici
1. Scelta dell’argomento
Per individuare l’argomento di un webinar di successo occorre partire dall’analisi dei fabbisogni formativi.
Per avere un buon numero di partecipanti non basta trattare un argomento perché è di tendenza, perché pensiamo che piacerà al pubblico, perché ci sono docenti esperti in quella materia.
È necessario porsi alcune domande:
Qual è il bisogno formativo che il corso intende soddisfare?
Di che informazioni hanno bisogno i partecipanti?
Qual è l’utilità di questo webinar per loro?
Anche nel caso in cui lo si organizzi internamente per conto di un’azienda bisogna interrogarsi su cosa stanno cercando i partecipanti.
2. Preparare una scaletta del webinar
La scaletta è un elenco di argomenti, più o meno dettagliato che permette di sviluppare e presentare i contenuti del webinar.
Le persone che intervengono in un webinar sono:
- uno o più relatori;
- un presentatore;
- uno o più assistenti tecnici;
Un webinar di successo e ben organizzato prevede:
- una prima parte introduttiva in cui verranno presentati il webinar, gli argomenti che verranno trattati e verranno presentati il professionista, l’azienda o l’associazione che ha organizzato il webinar;
- gli interventi dei relatori,
- lo spazio per le domande dei partecipanti;
- la chiusura del webinar con l’indicazione dei recapiti (e-mail, link di siti web) dei relatori o dell’organizzatore ed eventualmente una call to action (invito ad acquistare un prodotto entro una certa scadenza, ad iscriversi ad un corso, ecc.).
Durante la diretta possono eventualmente essere previsti dei sondaggi per favorire il coinvolgimento dei partecipanti.
È necessario stabilire in anticipo quanto tempo sarà dedicato a ciascuno di questi momenti.
3. Scegliere la piattaforma
Esistono diverse piattaforme, gratuite e a pagamento che puoi utilzzare per il tuo webinar.
Solo per citare le più conosciute:
Demio, è una delle migliori piattaforme di webinar disponibili. Durante il webinar, Demio ti consente anche di gestire sondaggi interattivi, lanciare offerte, condividere documenti dal vivo, gestire sessioni di domande e risposte (e molto altro).
GoToWebinar, consente di trasmettere in modalità streaming webinair e di inviare ai partecipanti la video registrazione del corso. GoToWebinar permette di creare landing page personalizzate. Un’importante funzionalità sono le notifiche e-mail per ricordare alle persone il tuo evento webinar.
Zoom, offre un sistema affidabile ad un prezzo molto accessibile incredibilmente modesto se tutto ciò di cui hai bisogno è l’hosting di webinar live. I prezzi bassi hanno un costo, tuttavia, e c’è molto poco in termini di funzionalità di webinar marketing con Zoom.
Google Meet, è un tool per fare meeting online molto interessante, disponibile sia in versione desktop che mobile gratuitamente. Puoi creare meeting online fino a 100 partecipanti gratuitamente, senza limiti di tempo. È possibile condividere anche il desktop e schedulare i meeting su Google Calendar.
ClickMeeting , dall’interfaccia semplice e accattivante, ti consente di accedere a varie funzioni, tra le quali quelle fondamentali di comprare uno spazio singolo per una lezione (da vendere ai partecipanti) oppure di sottoscrivere un abbonamento mensile o annuale a prezzi vantaggiosi.
4. Creare la pagina di registrazione e promuovere il webinar
La pagina di registrazione è una pagina di destinazione che incoraggia le persone a iscriversi e a partecipare al webinar.
Nella landing page saranno indicati gli obiettivi e il programma del webinar, le BIO dei relatori.
Inserisci un modulo di contatto e una chiara call to action per la registrazione.
Esistono diversi tool per la creazione della landing page, puoi usare ad esempio Leadpages.
Inizia a promuovere il webinar con due o tre settimane di anticipo (sul sito, sui social, sul canale YouTube).
5. Coordinamento e briefing pre-evento con i relatori
Un altro aspetto fondamentale di un webinar di successo è il coordinamento dei relatori.
È importante evitare ripetizioni e fare in modo che gli interventi abbiano un filo logico consequenziale.
Un briefing pre-evento con i relatori, consente di preparare gli interventi con strategie mirate al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
5. Aspetti tecnici
È fondamentale utilizzare un’attrezzatura adeguata: una webcam di buona qualità, un buon microfono e un buon set di luci.
Prima dell’inizio del webinar occorre:
- Settare la piattaforma;
- Assicurarsi di inviare gli inviti ai discenti e che i link siano funzionanti;
- Verificare il funzionamento di webcam e microfono per ogni presentatore e relatore e, eventualmente, modificare le loro impostazioni;
- Verificare il giusto funzionamento della chat e di eventuali download di contenuti da offrire ai discenti.
In ogni caso, sarà opportuno fare delle prove tecniche pochi giorni prima del webinar in modo da avere il tempo di risolvere eventuali problemi o imprevisti.
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