Perché è così difficile delegare? Come delegare in modo efficace.

delegare in modo efficace

La crescita aziendale è l'obiettivo principale di ogni imprenditore

E’ compito primario di ogni imprenditore osservare come si muove il mercato e cercare di intervenire efficacemente.

Questo in teoria. Nella pratica, accade spesso che l’imprenditore sacrifichi una parte significativa del tempo che dovrebbe dedicare al business, occupandosi di attività che potrebbe invece delegare ad altri.

Risultato: l’azienda non cresce, l’imprenditore lavora 10-15 ore al giorno, spesso senza raggiungere gli obiettivi attesi.

Ed ecco che, con i segni della stanchezza impressi sul volto, ti dice: “Avrei bisogno di un giorno di almeno 36 ore”, “Ho così tante cose da fare che non so nemmeno da dove cominciare”.

Perchè alcune persone sono più produttive di altre?

Il tempo è una risorsa di cui beneficiamo tutti in egual misura. Tuttavia alcune persone, nella stessa giornata lavorativa, riescono ad essere più produttive di altre.

Perché?

Tanto è stato scritto sulle abitudini delle persone produttive e tanto si continuerà a scrivere. Ma volendo sintetizzare, possiamo dire che alcune persone sono più produttive di altre perché:

  • 1) sanno gestire meglio il tempo, assegnando correttamente le priorità.
  • 2) scelgono e sanno utilizzare lo strumento della delega.

Per migliorare la nostra produttività dobbiamo quindi imparare a gestire bene il tempo e ciò che può essere svolto da altri lo dobbiamo delegare. E lo dobbiamo delegare in modo efficace.

Ma perchè è così difficile delegare?

Le risposte più frequenti a questa domanda sono: “Se faccio io, faccio prima e faccio meglio”, “Se non me ne occupo io, sono sicuro che dovrei rifare tutto da capo”, “Non saprei neppure cosa delegare”, “Non delego perché non ho il tempo di spiegare questo lavoro ad un altro”.

Ma è proprio così?

No. Queste sono solo delle preoccupazioni sulla fattibilità concreta e sull’efficacia della delega.

Paura di perdere il controllo.

Questa è una delle paure più diffuse perchè nel momento in cui scegliamo di delegare accettiamo di perdere il controllo a cui siamo abituati quando svolgiamo personalmente una determinata attività.

Per delegare è necessario sapersi fidare delle persone che abbiamo scelto per quel compito. E per farlo, dobbiamo abbandonare l’idea di essere unici e irripetibili.

Dobbiamo imparare ad accettare che qualcun altro potrà prendere delle decisioni importanti, in modo diverso da come le prenderemmo noi.

Come delegare in modo efficace.

Una delega che non produce i risultati attesi, si traduce in un fallimento sia per il delegante sia per il delegato. E’ quindi fondamentale sapere come delegare in modo efficace.

Indipendentemente dal fatto che le attività siano delegate ai dipendenti o a professionisti esterni, i suggerimenti degli esperti coincidono.

Vediamoli insieme.

1. Prepara un elenco di attività e distingui tra:

  • attività che devi svolgere personalmente, che non puoi delegare ad altri;
  • compiti che non richiedono il tuo intervento personale rispetto ai quali puoi rinunciare al controllo totale;
  • attività che ti danno energia;
  • incombenze che ti costano fatica.


2. Individua le persone competenti.

In questa fase, cerca di essere il più obiettivo possibile.
Non cercare nel delegato le tue stesse caratteristiche, una persona cui teoricamente potresti passare il timone del tuo business.
Il delegato deve semplicemente saper svolgere i compiti che gli affidi.
Valuta le sue competenze e la sua motivazione.


3. Chiarisci gli obiettivi
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Delegare significa anche saper spiegare bene a chi deve svolgere il lavoro come dovrà essere fatto. Accertati:

  • di chiarire bene gli obiettivi;
  • che la persona delegata li abbia compresi bene;
  • di spiegare al delegato cosa ti aspetti da lui;
  • di mettergli a disposizione le risorse e gli strumenti necessari.

Non dimenticare l’importanza dei feedback e cerca di mantenere una comunicazione aperta.


4. Stabilisci una scadenza
 e pretendi che sia rispettata.

Un’abitudine diffusa è quella di chiedere al delegato di eseguire la prestazione con una certa urgenza.
Verifica che i tempi siano compatibili con il risultato richiesto e basandoti su aspettative realistiche.


5. Impara a fidarti
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Se sei una persona abituata a esercitare il controllo sul lavoro dei tuoi collaboratori, fidarti del delegato sarà l’impresa più ardua.
Tuttavia, il manager in grado di delegare sa fidarsi dei suoi collaboratori e non ha bisogno di verificare costantemente come procedono le attività. Questo non significa che non controllerai come proseguono i lavori, ma che non dovrai farlo in maniera compulsiva. I modi e i tempi per le verifiche intermedie sono diversi secondo l’attività svolta, sta a te stabilire il come e il quando.

Del resto, non diciamo niente di nuovo quando ci ricordiamo che se i collaboratori si sentono responsabilizzati e percepiscono fiducia nei loro confronti, lavorano meglio e sono più produttivi.

4 pensieri su “Perché è così difficile delegare? Come delegare in modo efficace.

  1. Esatto, molti imprenditori credono che delegare porti soltanto ad una maggiore perdita di tempo, in realtà si sbagliano di grosso.
    Se dessero informazioni complete e necessarie al proprio collaboratore per svolgere al meglio il compito probabilmente anche la revisione del progetto durerebbe poco tempo.

  2. La delega x poter essere applicata abbisogna di un margine di riduzione di produttività. Se un imprenditore è alla canna del gas non può permettersi di perdere alcuna % di ROI dai suoi clienti. La canna del gas la determina oltre al mercato il nostro socio di maggioranza : LO STATO. Personalmente perdo il 79% del tempo dietro agli adempimenti burocratici è il 21% dietro al mio lavoro…ogni giorno penso ad andare via da questo insano posto…però resto, qui mi lamento ma va bene cosi, del resto siamo in Italia, c è il sole..forse il problema è mio che non so godermelo…

    1. Caro Andrea,

      intanto grazie per il tuo commento.

      Purtroppo, l’appesantimento burocratico incide negativamente sul business, nel nostro Paese come in altri, spesso in misura minore, alcune volte nella stessa misura.
      Adempimenti amministrativi e piccole attività quotidiane sottraggono tempo all’imprenditore impedendogli di dedicarsi come vorrebbe allo sviluppo della propria azienda.
      Il mio lavoro consiste proprio nel liberare il professionista da questi oneri consentendogli di recuperare tempo da investire nello sviluppo della propria attività affinché quel 79% si riduca in favore di un incremento dell’altro valore del 21%.
      L’imprenditore che delega le attività che non richiedono necessariamente in suo intervento personale non solo recupera tempo, ma si libera anche di alcune preoccupazioni legate all’adempimento di quelle attività collaterali che gli impediscono di concentrarsi completamente sul proprio business e, perché no, di godersi un po’ di sole.

      Anna

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