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Perché è così difficile delegare? Come delegare in modo efficace.

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La crescita aziendale è l’obiettivo principale di ogni imprenditore.

E’ compito primario di ogni imprenditore osservare come si muove il mercato e cercare di intervenire efficacemente.

Questo in teoria. Nella pratica, accade spesso che l’imprenditore sacrifichi una parte significativa del tempo che dovrebbe dedicare al business, occupandosi di attività che potrebbe invece delegare ad altri.

Risultato: l’azienda non cresce, l’imprenditore lavora 10-12 ore al giorno, magari senza raggiungere gli obiettivi attesi.

Ed ecco che, con i segni della stanchezza impressi sul volto, ti dice: “Avrei bisogno di un giorno di almeno 36 ore”, “Ho così tante cose da fare che non so nemmeno da dove cominciare”…

Perché alcune persone riescono ad essere più produttive di altre?

Il tempo è una risorsa di cui beneficiamo tutti in egual misura. Tuttavia alcune persone, nella stessa giornata lavorativa, riescono ad essere più produttive di altre.

Perché?

Tanto è stato scritto sulle abitudini delle persone produttive e tanto si continuerà a scrivere. Ma volendo sintetizzare, possiamo dire che alcune persone sono più produttive di altre perché:

1) sanno gestire meglio il tempo, assegnando correttamente le priorità.

2) scelgono e sanno utilizzare lo strumento della delega.

Per migliorare la nostra produttività dobbiamo quindi imparare a gestire bene il tempo e ciò che può essere svolto da altri lo dobbiamo delegare.

Ecco perché è così importante saper delegare per far crescere il business.

Ma perché è così difficile delegare?

Compresa l’importanza della delega ai fini della crescita aziendale, per molti risulta però difficile metterla in pratica.

Perché?

Le risposte più frequenti a questa domanda sono: “Se faccio io, faccio prima e faccio meglio”; “Se non me ne occupo io, sono sicuro che dovrei rifare tutto da capo”; “Non saprei neppure cosa delegare”; “Non delego perché non ho il tempo di spiegare questo lavoro ad un altro”.

Ma è proprio così?

No. Sappiamo tutti che queste sono solo delle preoccupazioni sulla fattibilità concreta e sull’efficacia della delega.

Delegare significa perdere potere.

Ma allora cos’è che rende così difficile delegare un compito?

Nel momento in cui scegliamo di delegare accettiamo di perdere il controllo totale a cui siamo abituati quando svolgiamo personalmente una determinata attività.

Per delegare è necessario sapersi fidare delle persone che abbiamo scelto per quel compito. E per farlo, dobbiamo abbandonare l’idea di essere unici e irripetibili.

Dobbiamo imparare ad accettare che qualcun altro potrà prendere delle decisioni importanti, in modo diverso da come le prenderemmo noi.

Come delegare in modo efficace.

Una delega che non produce i risultati attesi, si traduce in un fallimento sia per il delegante sia per il delegato. E’ quindi fondamentale sapere come delegare in modo efficace.

Indipendentemente dal fatto che le attività siano delegate ai dipendenti o a professionisti esterni, i suggerimenti degli esperti coincidono.

Vediamoli insieme.

attività da delegare1. Fai un elenco e distingui le attività tra:

– attività che devi svolgere personalmente, che non puoi delegare ad altri;
– compiti che non richiedono il tuo intervento personale rispetto ai quali puoi rinunciare al controllo totale;
– attività che ti danno energia;
– incombenze che ti costano fatica.

2. Individua le persone competenti.

In questa fase, cerca di essere il più obiettivo possibile.

Non cercare nel delegato le tue stesse caratteristiche, una persona cui teoricamente potresti passare il timone del tuo business.
Il delegato deve semplicemente saper svolgere i compiti che gli affidi.

3. Chiarisci gli obiettivi. Delegare significa anche saper spiegare bene a chi deve svolgere il lavoro come dev’essere fatto. Accertati:

– di chiarire gli obiettivi;
– che la persona delegata li abbia compresi bene;
– spiegare al delegato cosa ti aspetti da lui;
– di mettere a disposizione le risorse e gli strumenti necessari.

4. Stabilisci una scadenza e pretendi che sia rispettata.

Un’abitudine diffusa è quella di chiedere al delegato di eseguire la prestazione con una certa urgenza.

Verifica che i tempi siano compatibili con il risultato richiesto e fai una valutazione sul rapporto tempo impiegato/qualità del risultato.

5. Impara a fidarti. Se sei una persona abituata a esercitare il controllo sul lavoro dei tuoi collaboratori, fidarti del delegato sarà l’impresa più ardua. Tuttavia, il manager in grado di delegare sa fidarsi dei suoi collaboratori e non ha bisogno di verificare costantemente come procedono le attività. Questo non significa che non controllerai come proseguono i lavori, ma che non dovrai farlo in maniera compulsiva. I modi e i tempi per le verifiche intermedie sono diversi secondo l’attività svolta, sta a te stabilire il come e il quando.

Del resto, non diciamo niente di nuovo quando ci ricordiamo che se i collaboratori si sentono responsabilizzati e percepiscono fiducia nei loro confronti, lavorano meglio e sono più produttivi.

In questo articolo, abbiamo introdotto l’argomento della delega.

Nel prossimo articolo, entreremo nello specifico cercando di capire quali attività possono essere delegate ad un’assistente virtuale nello specifico ambito della formazione.


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