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Impara a comunicare efficacemente in smart working

Quanto sei sicuro di aver comunicato in modo efficace?

Sappiamo che una cattiva comunicazione può seriamente compromettere relazioni professionali per altri aspetti soddisfacenti.

Lavoro da remoto da tempo e ho imparato a mie spese che la comunicazione a distanza richiede qualche attenzione in più.

Se in ufficio eravamo abituati a comunicare al momento del bisogno (“Mi viene in mente questa cosa e te la chiedo”), lavorando da remoto questo non è sempre possibile.

Il lavoro a distanza riduce spesso la comunicazione all’utilizzo di forme social (Whatsapp, Telegram, ecc.) che possono facilmente portare a fraintendimenti e conflitti.
Questo perché si tratta di forme di comunicazione che inducono all’agito, e quindi alla risposta immediata, spesso non mediata degli altri aspetti che ci permettono di comprendere il vero senso della comunicazione interpersonale.

Per non parlare dei silenzi, spesso forieri di incomprensioni.

I fraintendimenti possono verificarsi anche quando si lavora gomito a gomito, ma  la ‘condivisione forzata’ degli spazi di lavoro può incoraggiare più rapidamente un chiarimento, mentre la distanza può più facilmente indurre a lasciare in sospeso questioni più o meno importanti.

Da remoto può essere più faticoso comunicare le proprie difficoltà e le proprie sensazioni alle persone con cui si collabora.

Spesso le collaborazioni a distanza nascono nel web, senza che ci sia mai stato un incontro di persona. Questo non dovrebbe essere un limite, o meglio, non lo è in teoria, perché in pratica conoscersi collaborando a distanza richiede senz’altro più tempo e una maggior disponibilità e sensibilità.

Come arginare queste difficoltà per migliorare le relazioni professionali collaborando da remoto?

I mezzi di comunicazione.

La scelta dei mezzi di comunicazione è un aspetto importante.

I vari tool di project management sono un valido aiuto, consentono un facile accesso condiviso alle informazioni e favoriscono il coordinamento delle attività. A me piace molto Trello, ma il web è pieno di queste risorse.

La possibilità di utilizzare le videoconferenze fornisce uno strumento straordinario. Le call abbattono le barriere e permettono una comunicazione in tempo reale, in cui è possibile carpire ogni aspetto della conversazione (tono, espressioni,ecc.).

Se la call non è finalizzata esclusivamente a contenuti di tipo lavorativo, può diventare uno strumento efficace di condivisione dei pensieri e delle emozioni tenendo alto il livello della collaborazione.

Condivisione degli obiettivi.

Per collaborare efficacemente a distanza occorre essere focalizzati sul risultato.

Un’efficace modalità di comunicazione degli obiettivi per rendere chiaro a tutti dove si sta andando, come lo si sta facendo, ma soprattutto il perché è fondamentale ai fini di una collaborazione proficua che non si riduca al concetto di remote working.

Lavorare a distanza riduce le occasioni di confronto, quelle in cui si condividono competenze e nelle quali si può ricevere aiuto in modo immediato per task nuovi e poco familiari.

Per questo motivo è necessario mantenere una comunicazione aperta.

Comunicare a distanza significa anche comunicare apertamente feedback ai propri collaboratori, condividere pensieri, essere sempre aperti al confronto.

Se non è spontaneo, chiedo quasi sempre un feedback del mio lavoro. Mi aiuta a capire meglio le aspettative e gli obiettivi. Capire cosa sta funzionando e cosa no, mi consente di mettere in atto quei cambiamenti necessari al fine di raggiungere gli obiettivi.

 

Piccoli accorgimenti.

Poi ci sono alcuni piccoli accorgimenti pratici, apparentemente di poco conto ma che aiutano la comunicazione a distanza.

Qualunque sia il mezzo di comunicazione utilizzato, sia che comunichiamo via email, via chat, telefonicamente, attraverso una videocall, è fondamentale che sia perfettamente funzionante.
Sembra scontato ma non è sempre così. Capita spesso sentirsi dire “Oggi la connessione è instabile“, “Mi è sfuggita la notifica“, “La mail è finita nello spam“, “Non ho sentito la suoneria“.

Chi sente queste frasi è una persona che ci ha dedicato il suo tempo, meglio non farsi cogliere impreparati, prevedendo tutte le possibili difficoltà e cercare di prevenirle.

Mi sono abituata a tenere sempre a portata di mano un quaderno in cui annoto tutte le domande e le questioni che voglio portare all’attenzione del mio interlocutore nella prossima call. Questo riepilogo mi aiuta a non perdere il filo del discorso se vengo interrotta e a non trascurare nulla col rischio di dover richiamare dopo cinque minuti se mi sono dimenticata di dire qualcosa.  La ‘lista delle cose da dire’ fa risparmiare tempo prezioso a me e alle persone con cui collaboro.

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