Segreteria da remoto

Con questo servizio svolgo le tipiche mansioni di segreteria lavorando da remoto:

  • gestione della posta elettronica;
  • redazione e revisione di documenti;
  • pratiche amministrative telematiche;
  • fatturazione;
  • registrazioni e inserimento di dati contabili nel sistema gestionale;
  • controllo, sollecito e registrazione pagamenti clienti;
  • pagamenti fornitori;
  • ricerche online;
  • ecc.

Vuoi sapere quali strumenti utilizzo per svolgere efficacemente il lavoro di segreteria da remoto?

Ecco qui un breve elenco dei principali tool che utilizzo quotidianamente.

Strumenti per organizzare e gestire l’ufficio virtuale
  • Pacchetto Office con Word, Excel e PowerPoint: gli strumenti di base per creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni.
  • Trelloadoro questo strumento per l’interfaccia grafica e la facilità d’utilizzo. Qui scrivo la mia To do list, i miei progetti, le scadenze. Spesso lo utilizzo in collaborazione con i miei clienti, condividendo progetti e task.
  • Toggl:per tracciare il tempo impiegato a svolgere un’attività.
  • GoogleCalendar: per la gestione dell’agenza e degli appuntamenti.
  • Google Drive Dropbox: per l’archiviazione in Cloud di documenti e per la condivisione di cartelle.
  • Wetransfer: per inviare fino a 2 GB gratuitamente. A volte infatti possono esserci file troppo pesanti da mandare via email, come audio o video, in questo caso Wetrasfert è un’ottima soluzione.
  • WINZIP / WINRAR: per comprimere e decomprimere i file
  • Hellosign: per firmare contratti direttamente online, senza dover scannerizzare il contratto e la firma.
  • LastPass: un ottimo strumento per gestire le password.
  • FilesSmallpdfConvertioOnline-Convert.Com per convertire facilmente file da un formato ad un altro.
  • Skype: per videochiamate e conference online.
  • Whatsapp: per messaggi istantanei sul telefono cellulare.
  • Messagenet: per avere un numero fisso virtuale, per chiamare all’estero a tariffe bassissime e per inviare e ricevere fax nella casella di posta elettronica. Mi piace così tanto che ho scritto un articolo su questo strumento [Leggi QUI].
Strumenti di grafica e gestione della comunicazione online