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La segreteria in outsourcing nell’ambito della formazione

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Formazione e business. La segreteria in outsourcing.

Gestisci un istituto di formazione e vorresti ampliare la tua offerta formativa ma non hai abbastanza tempo da dedicare a questa attività?

Magari hai in mente tante belle idee e progetti, ma per tradurli in qualcosa di concreto ci vuole tempo e servono le risorse.

Come tutti gli imprenditori, anche i responsabili delle strutture formative sono tenuti a gestire la propria attività con l’obiettivo di generare un profitto.

Ecco che si presenta la necessità di adeguare l’offerta ai nuovi fabbisogni formativi. Anche in questo settore è infatti fondamentale sapersi reinventare per rispondere alle nuove richieste di un mercato in continua evoluzione.

In un precedente articolo abbiamo parlato della delega efficace come strumento utile ai fini della crescita del business.

In questo articolo vedremo invece quali servizi, nel settore della formazione, possono essere delegati ad un’assistente virtuale che, in questo caso, svolge anche il ruolo di segreteria in outsourcing lavorando da remoto.

Limiteremo l’analisi alla fase di progettazione degli interventi formativi, rinviando ai prossimi articoli l’esame dei compiti delegabili in fase di erogazione e chiusura dei corsi.

La segreteria in outsourcing nella formazione. Supporto in fase di progettazione.

Partendo dalla suddivisione tra attività delegabili e non, in fase progettuale il responsabile della formazione individuerà come  attività che è tenuto a svolgere personalmente:segreteria in outsoucing

  • L’analisi della concorrenza;
  • L’analisi e l’interpretazione dei fabbisogni formativi;
  • La pianificazione degli interventi formativi;
  • L’individuazione delle risorse necessarie;
  • L’analisi dei dati emersi dal budget preventivo.

Quelle sopra elencate sono alcune delle attività che, per la loro delicatezza, il manager della formazione è tenuto a svolgere personalmente.

Ovviamente, ne esistono molte altre che possono accompagnare sia la fase di progettazione sia quelle successive.

Ma vediamo ora in quali casi è possibile attuare una delega efficace in fase di progettazione.

L’analisi della concorrenza

L’analisi della concorrenza è fondamentale per la crescita del business. L’esame del comportamento dei competitors funge da stimolo, consente all’imprenditore di apportare alla propria offerta misure efficaci in modo da adattarla al nuovo mercato, lo stimola ad essere sempre innovativo e a differenziarsi.segreteria in outsourcing

Affinché il responsabile della struttura formativa possa focalizzarsi sull’analisi della concorrenza senza perdere tempo in attività che non richiedono il suo intervento personale potrebbe, ad esempio, delegare ad un’assistente virtuale:

1) le ricerche online, finalizzate alla raccolta di dati e informazioni presenti sul web;

2) la compilazione di un report dei dati emersi, che vengono raccolti, ad esempio, in un file excel o rappresentati in un grafico.

L’analisi e l’interpretazione dei fabbisogni formativi emersi

La rilevazione e l’analisi dei fabbisogni formativi sono importanti non solo in ambito aziendale o nell’ambito dell’E.C.M., dove da tempo costituiscono fasi obbligatorie del procedimento.

Non è possibile prescindere dall’analisi dei fabbisogni formativi quando l’istituto di formazione ha deciso di ampliare la propria offerta. Ma neppure quando è necessario apportare dei correttivi ad un’offerta già erogata ma che si riveli parzialmente superata dai nuovi fabbisogni.

segreteria in outsourcing

Sempre nell’ottica del risparmio di tempo, anche in questa delicatissima fase, il responsabile della formazione può delegare alcune attività.

Partendo dal presupposto di aver già individuato il target di riferimento, un’attività delegabile è la creazione e somministrazione di sondaggi online, utilissimi per la rilevazione dei fabbisogni formativi.

Una volta raccolti i dati, la segreteria in outsourcing provvederà ad elaborarli e fornirà al manager un report riassuntivo dei risultati, affinché quest’ultimo possa dedicarsi esclusivamente all’analisi delle informazioni emerse dal sondaggio.

La pianificazione di percorsi formativi

La pianificazione di percorsi qualitativamente significativi e che rispondano alle esigenze del mercato si articola in diverse fasi.

Effettuata l’analisi dei fabbisogni formativi e dei punti di forza e di debolezza della struttura, si passa alla definizione degli obiettivi, si approntano le strategie e si procede alla redazione del piano formativo.

In questa fase è importantissimo tenere traccia delle informazioni, coordinare le varie risorse che parteciperanno al progetto e monitorare lo stato di avanzamento delle attività.

Un’assistente virtuale con competenze gestionali, può essere contrattata non solo per la stesura di documenti, ma anche per fornire il suo supporto nell’organizzazione delle attività attraverso un tool di project management. In questo modo, sarà possibile disporre di una pianificazione documentata e facilmente consultabile e utilizzabile da quanti parteciperanno al progetto.

segreteria in outsoucingL’individuazione delle risorse necessarie

In questa fase è importante delineare anzitutto i requisiti che dovranno possedere le risorse e i vari attori del progetto.

La scelta delle persone competenti non può essere delegata in quanto è, come le precedenti, un’attività ad alto valore in cui è richiesto l’intervento personale del responsabile della struttura formativa.

Tuttavia, anche in questa micro-fase la segreteria in outsourcing può fornire il suo supporto contattando le persone individuate, verificando la loro disponibilità e le loro condizioni. In base alle indicazioni fornite può occuparsi di cercare la location adatta o fornire un elenco di strutture idonee alla successiva erogazione del percorso formativo, ecc.

L’analisi dei dati emersi dal budget preventivo

È questa un’attività che non può prescindere dall’intervento del responsabile della struttura formativa in quanto confluisce nella decisione circa l’attivazione o meno del percorso progettato.

Ma anche in questo caso, la delega può consentire un notevole risparmio di tempo. Un’attività delegabile è, ad esempio, la compilazione del budget preventivo. Questo permetterà a chi dovrà prendere le dovute decisioni di dedicarsi esclusivamente all’esame dei risultati senza impegnare tempo e risorse nella raccolta dei dati e nella compilazione del documento.

Questi sono alcuni esempi di attività che, nell’ambito della pianificazione, possono essere efficacemente delegate ad un’assistente virtuale a tutto vantaggio della crescita del business.

Per avere un’idea delle attività delegabili nelle fasi successive (erogazione e chiusura), ti invito a dare un’occhiata ai servizi alle scuole e agli istituti di formazione cliccando QUI.


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