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Servizi dedicati alle associazioni

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Molte associazioni non assumono dipendenti perché i costi del lavoro subordinato incidono in modo significativo sul bilancio dell’associazione.

Così, diverse mansioni vengono quindi svolte dal Presidente, dal Segretario e dal Tesoriere o da uno o più soci che si rendono disponibili.

Man mano che l’associazione cresce, aumenta il numero degli iscritti, si introducono nuove attività e servizi dedicati ai soci e ad altri beneficiari, può essere necessario ricorrere ad un aiuto esterno. In questo caso può venire in soccorso la collaborazione con un’assistente virtuale a cui delegare alcune mansioni, sia di carattere occasionale sia di carattere continuativo.

In questo modo i componenti del Consiglio Direttivo e i soci volontari potranno più liberamente dedicarsi agli scopi statutari.

Servizi dedicati alle associazioni.

Numerosi sono i servizi dedicati alle associazioni che possono essere svolti da un’assistente virtuale. Vediamone alcuni.

Gestione del Libro dei Soci.

L’aspirante Socio deve compilare una domanda di ammissione.

Il Consiglio Direttivo, dopo aver valutato se accettare o respingere la domanda del Socio, provvede a compilare il verbale e ad inviare al nuovo Socio la conferma dell’avvenuta accettazione.

I dati del Socio devono essere immediatamente riportati nel Libro dei Soci che deve essere sempre aggiornato.
Il Libro dei Soci deve contenere i dati degli associati: il nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, contatti di reperibilità (mail o telefono), le quote d’iscrizione versate.
Inoltre, per ogni associato dovrà essere riportata la data dell’iscrizione.
Successivamente alla sua iscrizione, il socio dovrà annualmente pagare la quota associativa. Il mancato pagamento della quota (per una o più annualità a seconda di quanto stabilito dallo Statuto) potrà essere motivo per la sua espulsione dall’associazione o per la decadenza dalla qualità di Socio.

La corretta gestione del Libro dei soci può essere delegata all’assistente virtuale, che potrà seguire tutto il percorso: dalla ricezione della domanda di ammissione, alla compilazione del verbale di ammissione sino all’aggiornamento del Libro dei Soci.

In questo modo, i componenti del Consiglio Direttivo dovranno occuparsi essenzialmente della valutazione della domanda di ammissione recuperando molto tempo da dedicare agli scopi statutari.

Collaborazione con gli organi associativi.

L’assistente virtuale può essere di supporto al Consiglio Direttivo occupandosi di diverse mansioni.

Le convocazioni del Consiglio Direttivo e dell’Assemblea dei Soci sono le prime attività che normalmente vengono delegate all’assistente virtuale, così come la compilazione dei relativi verbali.

Ma i servizi dedicati alle associazioni non si esauriscono nella compilazione dei suddetti documenti.

Alla VA può essere affidato l’incarico di seguire la stipula di una convezione con altri enti, la gestione dei patrocinii o altre mansioni più specifiche.

Amministrazione e segreteria.

La gestione amministrativa è frequentemente delegata all’assistente virtuale che si occuperà di:

  • verificare il regolare pagamento delle quote associative;
  • emettere le ricevute (quando richiesto);
  • effettuare i pagamenti di fornitori e collaboratori;
  • tenere la prima nota;
  • collaborare col Tesoriere nella predisposizione del bilancio annuale;
  • collaborare a vario titolo con il commercialista dell’Associazione.

Tra i compiti di segreteria che possono essere svolti dall’assistente virtuale possiamo citare:

  • la gestione della posta elettronica;
  • la compilazione e l’invio di lettere e comunicazioni;
  • la gestione di pratiche telematiche (es., la relazione annuale);
  • ricerche online;
  • la crezione di presentazioni PowerPoint;
  • la creazione e l’aggiornamento di archivi online.

Comunicazione online.

Anche per le associazioni la presenza online è ormai fondamentale.

Ecco che tra i servizi dedicati alle associazioni spiccano:

e le varie attività che riguardano la presenza nel web, dalla creazione di brochure informative al montaggio di video e altri strumenti di comunicazione online.

Gestione GDPR.

Tutte le associazioni devono essere in regola con il Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali (G.D.P.R.).

La collaborazione con l’assistente virtuale in questa materia varia a seconda delle competenze della stessa VA.

All’assistente virtuale potrà quindi essere delegato il compito di somministrare ai Soci i documenti della privacy (informazioni sul trattamento dei dati personali, raccolta del consenso al trattamento dei dati personali quando necessario), di tenere aggiornato il registro delle attività di trattamento, di occuparsi di fornire istruzioni agli incaricati, compilare le nomine, ecc.

Formazione.

Spesso le associazioni erogano formazione ai propri aderenti o anche a destinatari esterni.

Numerosi sono i servizi che possono essere delegati all’assistente virtuale.

Questi sono alcuni dei servizi che un’assistente virtuale può svolgere nell’ambito della collaborazione con le associazioni.

Per servizi più specifici o non elencati in questo articolo, puoi contattarmi direttamente. Sarò felice di parlarne con te.

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